Organización de eventos: 6 tips a tener en cuenta para ganar visibilidad

A la hora de organizar un evento la planificación es clave. Hace unos días, hablamos de las acciones que se deberían llevar a cabo antes de la puesta en escena. Hoy, hablamos de lo que debemos tener en cuenta a fin de ganar visibilidad para nuestro evento. Aquí tienes 6 tips:

 

1. Coordinación entre el equipo interno en todo momento

Todos los miembros del equipo deben estar coordinados con el resto. Es muy importante que cada uno tenga muy claras sus funciones y las realice, pero siempre de forma coordinada con el resto de miembros para ir informando sobre las actualidades y cómo avanzan todos los temas del evento.

 

2. No pierdas de vista los VIPS, los influencers y la prensa

La visibilidad de los eventos aumenta si asisten personalidades. Por este motivo, la relación con las instituciones para que vengan figuras públicas y la relación con empresas privadas o personalidades es una tarea más en un evento.

Por otra parte, la asistencia de la prensa es clave para la difusión del evento. Aparte de la convocatoria de periodistas y influencers, también es conveniente invitar al evento personas relevantes en el mundo de la comunicación para estrechar el vínculo con la entidad organizadora.

 

3. Programa los comunicados de prensa y mensajes de las redes sociales

La redacción de la nota y la convocatoria de prensa son parte relevante para informar del evento y darle la máxima difusión a partir los medios de comunicación.

La estrategia de gabinete de prensa suele diferenciarse en el proceso previo al evento, que es clave para atraer la atención de los periodistas; y el proceso del mismo día del evento, en el que recomendamos hacer un recordatorio a los periodistas y enviar una nota informativa anticipadamente, para que puedan tratar la información con previsión, sobre todo si éste se celebra la noche.

En cuanto a las redes sociales, todo lo que se pueda retransmitir en directo del evento (Facebook Live, Periscope, Instagram Stories ...), dará valor añadido. Además, puedes tener programadas varias publicaciones que te ayuden a descargar trabajo durante el evento.

 

4. Sitting: ¿sabes qué es la mesa de pánico?

En el caso en que el evento tenga un formato con mesas, siempre habrá la dificultad de hacer el sitting. Lo que primero tienes que saber es que el protocolo marca los anfitriones y las principales autoridades. A partir de ahí ya podrás hacer el resto de tablas, que conlleva las dos principales dificultades:

- Distribuir los invitados de manera equitativa teniendo en cuenta sus relaciones personales y sus intereses.

- Estar pendiente de la lista de invitados hasta el último momento. En este caso, te recomendamos contar con la que nosotros llamamos la mesa de pánico. Es una mesa que no tiene ningún invitado asociado para tener margen y colocar a la gente que venga a última hora, por lo que resuelves cualquier imprevisto con el sitting.

 

5. Anticipa el día D

La logística de un evento es compleja y no es nada recomendable dejar tareas que se puedan hacer antes para el mismo día de la celebración. Uno de los ejercicios que se puede hacer para evitar esto es marcarse el día anterior al evento como si fuera el mismo, por lo que el día D sólo sea para ejecutar lo que toca más imprevistos.

 

6. ¡Que la suerte te acompañe!

Si has cumplido todos los pasos anteriores ya tienes mucho ganado. Sólo nos queda desearte suerte. Esperamos que haga buen tiempo, que venga todo el mundo, que los medios de comunicación asistan, que no haya ningún accidente y que el evento sea todo un éxito!