Dossier de premsa: què és i per a què serveix

Anys enrere només les grans empreses o institucions disposaven d’un dossier de premsa per als mitjans de comunicació. Ara, però, l’ús d’aquest document s’ha estès a empreses i organitzacions de qualsevol mida que estan en contacte amb mitjans de comunicació.

Tot i que avui dia podem trobar molta informació de manera ràpida a internet, no tot el que hi ha a la xarxa és verídic i fiable i, per això, és convenient que els periodistes tinguin la informació de primera mà. A més, prefereixes que un mitjà escrigui sobre tu basant-se en tot allò que pot trobar online o a partir de la informació que tu li facilitis?

Què és i què ha d’incloure un dossier de premsa? D’una manera senzilla podem dir que és la carta de presentació de l’empresa, amb la informació i les dades més rellevants, així com els productes i serveis que ofereix. A diferència de la nota de premsa, no serveix per presentar una novetat, sinó per donar context als periodistes sobre nosaltres. Es tracta, doncs, d’un document molt recomanable que aporta credibilitat, prestigi i professionalitat.

És important que aquest dossier sigui breu i concís perquè els periodistes, amb un cop d’ull, tinguin la informació més rellevant, com pot ser:

• La història de l’empresa.
• La visió, missió, valors i filosofia de la companyia.
• Descripció dels productes, serveis o activitats que realitza.
• Qui hi ha al darrere: biografia del principal directiu, però també conèixer qui forma part de la direcció.
• Contacte de premsa per ampliar la informació.

Per a la seva elaboració, és important recordar que es tracta d’un document pensat per a periodistes i, per tant, s’ha d’escriure amb llenguatge periodístic -no publicitari- i ser concret. No t’oblidis de treballar el seu disseny i maquetació, fent ús d’elements gràfics com fotografies, logotips o altres materials que serveixin per complementar la informació i donar dinamisme al document alhora que faran que el dossier sigui visualment més atractiu.

Afegir un índex al principi i distribuir la informació en diferents apartats pot ser una gran idea que facilitarà als periodistes localitzar allò que més els interessa, però tinguem en compte que hem de poder modificar-lo fàcilment per mantenir-lo sempre actualitzat.

I per a què serveix un dossier de premsa? Sovint no es pensa en la seva utilitat fins que es necessita, moment en el qual es redacta a correcuita amb el perill de no aconseguir la qualitat que desitjaríem. Cal ser previsors, doncs, i treballar-lo amb antelació per poder-lo utilitzar en qualsevol context. Us en dono alguns exemples:

• Rodes de premsa i esdeveniments. És molt habitual que en esdeveniments amb mitjans es faci entrega del dossier de premsa amb les principals dades; però també en altres com poden ser fires o congressos.
• Notes de premsa. Sobretot en casos d’empreses petites o start-ups que estan iniciant la seva relació amb els mitjans, adjuntar-lo amb la nota de premsa servirà perquè els periodistes ampliïn informació sobre l’organització.
• Entrevistes i reportatges. El dossier de premsa facilitarà que el mitjà interessat a fer una entrevista o un reportatge sobre nosaltres disposi de dades per documentar-se millor.
• Sala de premsa. No deixis el document oblidat en una carpeta al teu ordinador! Ofereix la possibilitat de descarregar-lo des de la sala de premsa del teu web, on també cal incloure les notes de premsa, imatges en alta resolució i que el contacte de la persona responsable sigui ben visible.

Sigues previsor/a i elabora el teu dossier de premsa! T’hi ajudem?