5 claus per a organitzar un press trip, amb èxit
Si penses convocar periodistes a un viatge de premsa o press trip, en primer lloc, pregunta't si el que els hi oferiràs és atractiu des del punt de vista informatiu. També, des de l’àmbit més personal, si l’allotjament els resulta atractiu, si el programa contempla activitats interessants, etc. Una vegada tinguis clar tot això, et recomanem:
1. Triis bé la data. Els periodistes que treballen en revistes i suplements tenen una setmana de tancament al mes (que sol ser la primera), durant la qual és bastant complicat que puguin viatjar. Per la seva part, els professionals de diaris i d'informatius de ràdio podran sortir de les redaccions, sempre que el viatge no els coincideixi amb cap notícia informativament rellevant i prevista, com pot ser una determinada fira, l'inici d'una campanya electoral, etc.
2. Organitzis un viatge realment atractiu. Ofereix un programa que inclogui la possibilitat d'entrevistar un expert de renom, tastar les especialitats d'un nou restaurant, allotjar-se en un hotel singular... L'horari, a més, ha de ser raonable, perquè també els doni temps de gaudir del viatge, descansar o fer algun pla individual.
3. Siguis flexible. Hi ha periodistes que hauran de treballar durant el viatge, per la qual cosa serà de gran utilitat que disposin d’estones de temps lliure i/o que no hagin de fer necessàriament tot el que indiqui el programa. Uns altres t'indicaran que volen entrevistar un directiu en determinat moment del viatge, o que no es quedaran a un àpat perquè tenen un altre compromís. És important facilitar-los que puguin fer aquests petits canvis d'agenda.
4. Complimenta els periodistes. A les redaccions, cada vegada hi ha menys periodistes, per la qual cosa has de pensar que és tot un privilegi que n’hi hagi alguns que disposin d'un temps per a tu. Tracta'ls com VIP’s: dóna'ls la benvinguda i les gràcies per la seva assistència quan arribin, lliura'ls una welcome bag, amb algun detall dins, i informació -el dossier de premsa de l'empresa, informació detallada de l’esdeveniment, un pendrive amb fotos…), etc. A l'allotjament, deixa'ls una nota de benvinguda a l'habitació i alguna delicatessen.
5. Agraeix les seves publicacions. Durant el viatge, tingues definits els hashtags de l'esdeveniment i els perfils de les xarxes socials que cal etiquetar, perquè puguis seguir –al moment– si els periodistes fan alguna publicació. Quan acabi el press trip, és probable que els mitjans online t'enviïn les seves publicacions, la setmana següent. Però hi ha mitjans, com les revistes o els suplements, que poden trigar més temps a publicar-les, ja que tanquen les seves edicions amb setmanes d'antelació. Tingues paciència a l'hora de fer el clipping i dóna les gràcies de manera individual a cadascun, després que llegeixis alguna de les seves publicacions o escoltis les seves intervencions a la ràdio o a la televisió.
Recorda que és important que els periodistes puguin donar-te les gràcies pel bé que els has tractat i la comoditat que han sentit durant el viatge que, d'altra banda, és una magnífica oportunitat per a conèixer-los i establir-hi complicitats futures.
Imatge del darrer viatge de premsa que va organitzar Undatia Comunicació pel seu client Daguisa Hotels.
