5 claves para organizar un press trip, con éxito

Si tienes pensado convocar a los periodistas a un viaje de prensa o press trip, en primer lugar, pregúntate si lo que les vas a ofrecer es atractivo desde el punto de vista informativo y, personal, porque vas a alojarles en un buen hotel, a proponerles un programa con actividades interesantes, etc. Una vez tengas clara esta premisa, te recomendamos que:

1. Elijas bien el día. Los periodistas que trabajan en revistas y suplementos tienen una semana de cierre al mes (que suele ser la primera), durante la cual es bastante complicado que puedan viajar. Por su parte, los profesionales de diarios y de informativos de radio podrán salir de las redacciones, siempre y cuando el viaje no les coincida con ninguna noticia informativamente importante que vaya a tener lugar aquel mismo día, como puede ser una determinada feria, el inicio de una campaña electoral, etc.

2. Organices un viaje atractivo. Ofrece un programa que incluya la posibilidad de entrevistar a un experto de renombre, probar la gastronomía de un nuevo restaurante, alojarse en un hotel de lujo... El horario, además, debe ser razonable, para que también les dé tiempo de disfrutar del viaje y estar a solas descansando o haciendo algún plan individual.

3. Seas flexible. Hay periodistas que tendrán que trabajar durante el viaje de prensa, por lo que será de gran utilidad que haya ratos de tiempo libre y/o que no tengan que hacer necesariamente todo lo que indique el programa. Otros te indicarán que quieren entrevistar a un directivo en determinado momento del viaje, o que no se quedarán a una comida porque tienen otro compromiso. Es importante facilitarles que puedan hacer estos pequeños cambios de agenda.

4. Agasajes a los periodistas. En las redacciones, cada vez hay menos periodistas, por lo que tienes que pensar que es todo un honor que haya algunos que dispongan de un tiempo para ti. Trátalos como VIP: dales la bienvenida y las gracias por su asistencia cuando lleguen, entrégales una welcome bag con algún detalle dentro e información (el dossier de prensa de la empresa, la nota informativa del evento, un pendrive con fotos…), etc. En el alojamiento, déjales una nota de bienvenida en la habitación y alguna delicatesen.

5. Agradezcas sus publicaciones. Durante el viaje, ten definidos los hashtag del evento y los perfiles de las redes sociales que hay que etiquetar, para que puedas seguir –al momento– si los periodistas hacen alguna publicación. Cuando acabe el press trip, es probable que los medios online te envíen sus publicaciones a lo largo de la siguiente semana. Pero hay medios como las revistas y los suplementos, que pueden tardar más tiempo en publicar, ya que cierran sus ediciones con varias semanas de antelación. Ten paciencia a la hora de hacer el clipping y da las gracias de manera individual a cada uno, siempre que leas alguna de sus publicaciones o escuches sus intervenciones en radio y televisión.

Recuerda que es importante que los periodistas puedan darte las gracias por lo bien que les has tratado y lo a gusto que se han sentido durante el viaje que, por otro lado, es una magnífica oportunidad para conocerles y establecer complicidades en un futuro.

Foto del último viaje que organizó Undatia Comunicación para su cliente Daguisa Hotels.