Com cobrir un congrés de referència amb èxit

Els congressos i jornades empresarials esdevenen una oportunitat perfecta per generar espais de debat i reflexió entre professionals, siguin de l’àmbit que siguin, o fins i tot, per connectar diversos sectors del teixit empresarial. Aquest tipus de jornades permeten intercanviar experiències, oferir eines de creixement personal i professional enriquidores per als assistents i, com no pot ser d’una altra manera, suscitar el networking entre els diferents participants.

La Trobada Empresarial al Pirineu, que ha arribat enguany a la seva 30a edició, és un exemple d’aquest tipus de jornades que han anat creixent fins a consolidar-se en el que són avui: un referent arreu del territori on hi participen professionals de primer nivell del sector empresarial i representants de les principals institucions. Això es tradueix, també, en el fet que la Trobada s’ha convertit, any rere any, en un focus comunicatiu que requereix cada vegada una major cobertura informativa i una intensificació de les tasques de comunicació.

Quins són, doncs, els aspectes que cal tenir en compte per fer una cobertura completa d’un esdeveniment d’aquestes característiques?

1. Planificació i estratègia:

La planificació prèvia de les accions resulta fonamental per poder garantir l’èxit comunicatiu del congrés. Per això, és necessari programar durant els mesos abans a quins públics volem arribar i quins seran els nostres canals de comunicació principals. Com en qualsevol acció de comunicació, cal marcar uns objectius, seguir una estratègia i establir una calendarització que ens permeti ordenar i fer un seguiment de totes les accions que s’han de realitzar abans, durant i després de la mateixa trobada.

2. La prèvia:

De la mateixa manera que els jugadors no poden sortir al camp sense haver entrenat, la tasca de comunicació comença molt abans de l’acte. De fet, és durant els mesos previs que s’inicien tasques com les de gabinet de premsa, la gestió de les xarxes socials o el web. Mantenir periodistes i assistents informats de totes les novetats, ponents i continguts resulta fonamental per escalfar motors i per garantir també la gestió de les inscripcions al congrés.

3. Repartició de tasques:

Canvis d’última hora, peticions d’entrevistes, imprevistos... En qualsevol esdeveniment cal estar preparats per poder abordar qualsevol modificació o necessitat que vagi sorgint a mesura que es va desenvolupant l’acte. A banda de la planificació prèvia, fer una correcta repartició de les tasques resulta bàsic per poder tenir controlats i coberts tots els punts sensibles: gestions amb periodistes, xarxes socials, web, regidoria, etc.

4. La cobertura en temps de Twitter:

En temps d’immediatesa, tothom vol estar informat al moment de tot el que passa. Això significa fer una cobertura en temps real a xarxes socials, però també a través de notícies al web oficial, notes de premsa per als periodistes i fotografies de qualitat amb la màxima rapidesa possible.

I després què...?

Mesurar i valorar els resultats de les accions, buscar els punts de millora i atendre qualsevol petició posterior forma part també de les tasques de comunicació.

Gairebé en el mateix moment en què acaben les jornades, cal posar-se a pensar ja en l’edició següent.