Cómo cubrir un congreso de referencia con éxito
Los congresos y jornadas empresariales suponen una oportunidad perfecta para generar espacios de debate y reflexión entre profesionales, sean del ámbito que sean, o incluso, para conectar varios sectores del tejido empresarial. Este tipo de jornadas permiten intercambiar experiencias, ofrecer herramientas de crecimiento personal y profesional enriquecedoras para los asistentes y, como no puede ser de otro modo, suscitar el networking entre los diferentes participantes.
La Trobada Empresarial al Pirineu, que ha llegado este año a su 30ª edición, es un ejemplo de este tipo de jornadas que han ido creciendo hasta consolidarse en lo que son hoy: un referente en todo el territorio donde participan profesionales de primer nivel del sector empresarial y representantes de las principales instituciones. Esto se traduce, también, en el hecho que la Trobada se ha convertido, año tras año, en un foco comunicativo que requiere cada vez una mayor cobertura informativa y una intensificación de las tareas de comunicación.
¿Cuáles son, pues, los aspectos que hay que tener en cuenta para hacer una cobertura completa de un acontecimiento de estas características?
1. Planificación y estrategia:
La planificación previa de las acciones resulta fundamental para poder garantizar el éxito comunicativo del congreso. Por eso, es necesario programar durante los meses antes a qué públicos queremos llegar y cuáles serán nuestros canales de comunicación principales. Como en cualquier acción de comunicación, hay que marcar unos objetivos, seguir una estrategia y establecer una calendarització que nos permita ordenar y hacer un seguimiento de todas las acciones que se tienen que realizar antes, durando y después del mismo encuentro.
2. La previa:
Del mismo modo que los jugadores no pueden salir al campo sin haber entrenado, la tarea de comunicación empieza mucho antes del acto. De hecho, es durante los meses previos que se inician tareas como las de gabinete de prensa, la gestión de las redes sociales o la web. Mantener a periodistas y asistentes informados de todas las novedades, ponentes y contenidos resulta fundamental para calentar motores y para garantizar también la gestión de las inscripciones al congreso.
3. Distribución de tareas:
Cambios de última hora, peticiones de entrevistas, imprevistos... En cualquier acontecimiento hay que estar preparados para poder abordar cualquier modificación o necesidad que vaya surgiendo a medida que se va desarrollando el acto. Además de la planificación previa, hacer una correcta repartición de las tareas resulta básico para poder tener controlados y cubiertos todos los puntos sensibles: gestiones con periodistas, redes sociales, web, regiduría, etc.
4. La cobertura en tiempos de Twitter:
En tiempo de inmediatez, todo el mundo quiere estar informado al momento de todo aquello que pasa. Esto significa hacer una cobertura en tiempo real en redes sociales, pero también a través de noticias en la web oficial, notas de prensa para los periodistas y fotografías de calidad con la máxima rapidez posible.
¿Y después, qué?
Medir y valorar los resultados de las acciones, buscar los puntos de mejora y atender cualquier petición posterior forma parte también de las tareas de comunicación.
Casi en el mismo momento en que acaban las jornadas, hay que ponerse a pensar ya en la edición siguiente.
