La comunicació de congressos: els vídeos a Twitter, un valor afegit
Cada esdeveniment o fet comunicatiu té les seves pròpies característiques, així com la seva idiosincràsia i, com a tal, ha de ser comunicat.
A l'hora de liderar la comunicació d'un congrés o d’una trobada que vol tenir transcendència pública, hi ha dos aspectes que s'han de tenir molt en compte: la definició de les fases de l'estratègia de comunicació i els canals que es faran servir per aquesta comunicació, tant offline com online.
El primer pas per dissenyar una estratègia de comunicació global que funcioni és definir les seves fases. No és el mateix comunicar per crear expectació prèvia a l'esdeveniment i fomentar l'assistència del target potencial, que donar a conèixer les declaracions dels ponents durant els dies de la celebració. Un cop acabat el congrés, els agraïments i l'emplaçament a la pròxima edició han de ser els eixos al voltant dels quals han de girar tots els missatges.
Un altre element a tenir en compte per definir una estratègia global de comunicació 360º, que combini accions online i offline, són els canals. Cadascun d’ells ha de ser optimitzat al màxim perquè els missatges arribin al públic adequat i en el moment oportú. En aquest sentit, a nivell offline, durant la fase prèvia a l'esdeveniment, s'ha d'elaborar una base de dades dels mitjans de comunicació que podrien estar interessats en publicar el que li anem enviant. En aquesta primera etapa, la convocatòria als periodistes, la nota informativa prèvia i el treball de gabinet de mitjans tradicional ens ajudarà a donar l’avís als periodistes que, pròximament, tindrà lloc un fet noticiable. Les entrevistes o els articles d'opinió amb els organitzadors o els ponents de renom o, fins i tot reportatges especialitzats, seran altaveus que ens donaran visibilitat i notorietat en els mitjans.
En l'estratègia digital, no només disposem de les xarxes socials, on les comunicacions s'han d'alinear amb els continguts offline, sinó també d'una gran varietat d'eines digitals que, ben utilitzades, ajudaran a convertir l’esdeveniment en notícia. Per a cada xarxa social s'haurà de definir una freqüència de publicació que, en la fase prèvia, haurà de generar expectació amb una estratègia de hashtags i mencions que ampliïn la visibilitat del congrés. En el cas que la captació d'inscripcions sigui un altre dels objectius, eines de màrqueting digital com les campanyes de Google Ads poden ser de gran utilitat per augmentar el nombre d'assistents.
Durant els dies del congrés, a més dels periodistes que assisteixin presencialment a l'esdeveniment i el cobreixin in situ, haurem de comptar amb aquells que esperen rebre la informació, ja que no hauran pogut ésser-hi. Com a mínim, hauriem d'enviar comunicacions sobre l’obertura, el seu desenvolupament i les conclusions.
Comunicar el que està passant, en temps gairebé real, serà la funció de les xarxes socials. Facebook, Instagram, LinkedIn i Twitter són les més habituals. Els continguts s'hauran d'adaptar a les característiques de cadascuna d'elles.
Un cop hagi finalitzat el congrés, totes les comunicacions hauran de girar entorn dels agraïments a tots els participants i assistents, així com a l'emplaçament al pròxim congrés.
La Trobada Empresarial al Pirineu a la Seu d’Urgell, el Congrés Mundial de Turisme de Neu i Muntanya al Principat d’Andorra, les Jornades per a l’Excel·lència a Esterri d’Àneu, i el pròxim Congrés Mundial d’Hospitals, que se celebrarà a Barcelona, són algunes de les experiències professionals que estem vivint intensament a Undatia Comunicació i que ens situen com a una agència experta en la comunicació d’aquest tipus d’esdeveniments.
Quan parlem de congressos, la xarxa social idònia per comunicar és Twitter. Basant-nos en la nostra experiència, podem assegurar que un element que marca la diferència i potencia la interacció de la comunitat amb els continguts del congrés a les xarxes és enregistrar i difondre càpsules de vídeo, breus, amb les declaracions de tots els ponents assistents a l'esdeveniment i publicar-les a l’instant, just abans o després de la seva intervenció a la trobada. Aquesta immediatesa genera dinamisme, potencia el valor de la informació al moment i fomenta la credibilitat, tres aspectes clau d’una bona comunicació de congressos.
