La comunicación en congresos: los vídeos en Twitter, un valor añadido

Cada evento o hecho comunicativo tiene sus propias características, así como su idiosincrasia y, como tal, debe ser comunicado.

A la hora de liderar la comunicación de un encuentro como un congreso hay dos aspectos que se deben tener en cuenta por encima del resto: la definición de las fases de la estrategia de comunicación y los canales, entre los que deberían combinarse offline y online.

El primer paso para diseñar una estrategia global de éxito es definir sus fases. No es lo mismo comunicar para crear la expectación previa al evento y fomentar la asistencia del target potencial al congreso, que dar a conocer las declaraciones de los ponentes durante los días de la celebración del encuentro. Una vez acabado el congreso, los agradecimientos  y el emplazamiento a la próxima edición deben ser los ejes alrededor de los cuales deben girar todos los mensajes.

Otro elemento a tener en cuenta para definir una estrategia global 360º que combine acciones online y offline son los canales. Cada canal debe ser optimizado al máximo para que los mensajes lleguen al público adecuado en el momento oportuno.  En este sentido, a nivel offline, en la fase previa al evento se debería elaborar una base de datos de los medios de comunicación  que podrían estar interesados en publicar nuestras notícias. En esta primera etapa, la convocatoria a los periodistas, la nota de prensa previa y el trabajo de gabinete de prensa tradicional nos ayudará a avisar a los medios de que tendrá lugar un hecho noticiable. Tanto las entrevistas como los artículos de opinión con los organizadores o ponentes de renombre o, incluso, reportajes especializados serán el altavoz que nos darán visibilidad y notoriedad en los medios.

Respecto a la estrategia digital, no sólo disponemos de las redes sociales, cuyas comunicaciones deben alinearse con los contenidos offline, sino también de una gran variedad de herramientas digitales que bien empleadas nos ayudarán a convertir nuestro evento en noticia. Para cada red social se deberá definir una frecuencia de publicación que en la fase previa deberán generar expectación con una estrategia de hashtags y menciones que amplíen la visibilidad del encuentro. En el caso de que la captación de inscripciones sea otro de los objetivos, las herramientas de marketing digital como las campañas de Google Ads pueden ser de gran utilidad para aumentar el número de asistentes.

Durante los días del congreso,  además de los periodistas que asistan presencialmente al evento y lo cubran in situ, deberemos contar con aquellos que esperan recibir las notas informativas durante los días de la celebración. Como mínimo, deberían enviarse tres comunicaciones: apertura, desarrollo y conclusiones.

Comunicar lo que está pasando en el momento será la función de las redes sociales. Facebook, Instagram, LinkedIn y Twitter son las redes más habituales y los contenidos deberán adaptarse a las características de cada una de ellas.

Un vez finalizado  el congreso, todas las comunicaciones deberán girar en torno a los agradecimientos a todos los participantes y asistentes, así como al emplazamiento al próximo congreso.

La Trobada Empresarial al Pirineu, el Congreso Mundial de Turismo de Nieve y Montaña, Las Jornadas por la Excelencia de Esterri d'Àneu y el próximo Congreso Mundial de Hospitales 2020 son algunas de las experiencias profesionales que sitúan Undatia Comunicación como una agencia experta en la comunicación de este tipo de eventos. Cuando hablamos de congresos, dada la profesionalidad de la temática, la red social idónea para comunicar es Twitter. Basándonos en nuestra expertise podemos asegurar que un elemento que puede marcar la diferencia y potenciar la interacción de la comunidad con nuestros contenidos en las redes es grabar breves cápsulas de vídeo con las declaraciones de todos los ponentes asistentes al evento y publicarlas al instante. Esta inmediatez genera dinamismo, potencia el valor de la información en el momento y fomenta la credibilidad, tres aspectos clave para una buena comunicación de congresos.