Organització d’esdeveniments: 4 passos clau abans de la posada en escena

Has d’organitzar un esdeveniment i no saps per on començar? UNDATIA et dóna algunes claus a tenir en compte en l’organització prèvia al dia de l’esdeveniment. 

Cada vegada més, les empreses i institucions són més conscients de la importància de generar esdeveniments corporatius de tota mena. Els motius poden ser molt variats: presentació d’algun producte o servei, celebració d’una efemèride, jornades anuals, causes solidaries, etc. Sigui pel motiu que sigui, hi ha uns elements comuns en tots els esdeveniments que hauràs de tenir en compte perquè tot estigui previst abans de l’arribada del dia:

1. Comença amb un bon llistat de proveïdors

Càtering, tècnics de so, hostesses, florista, fotògraf, impremta, músics... Assegura’t de tenir una bona base de dades dels diferents proveïdors que pots necessitar per organitzar el teu esdeveniment.

A mesura que vagis fent esdeveniments coneixeràs quins són els que millor s’adapten a les teves necessitats i amb quins hi pots confiar més. Tot i això, cal tenir una alternativa de cada tipus de proveïdor per si salta l’alarma o hi ha algun imprevist.

2. Defineix un equip complert i els rols dels seus integrants

Durant el plantejament de l’esdeveniment, és important crear des de l’inici un equip complert que contempli tots els perfils professionals que puguis necessitar. És imprescindible que cada un tingui molt clares les seves funcions durant la preparació i la realització de l’esdeveniment. Cada equip varia segons les necessitats i requeriments de l’esdeveniment. Us plantegem un exemple d’equip d’esdeveniments:

- Cap de comunicació: definirà l’objectiu de l’esdeveniment. Serà l’encarregat de tot el contingut que pugui generar l’esdeveniment i el material de comunicació. Tindrà la relació directe amb els periodistes, els VIPS i/o influencers assistents.

- Cap d’animació: que s’encarregarà de coordinar les hostesses, cambrers i guarda-roba.

- Cap de sala: que s’encarregarà d’atendre els proveïdors i de tot el que passi dins de l’espai on s’organitza l’acte.

- Cap d’assistència: s’encarregarà de gestionar l’enviament de les invitacions i d’actualitzar i fer la base de dades dels convidats.

No podem perdre la visió de la presidència en tot moment. Estem treballant per una empresa o entitat i aquesta ha de tenir els detalls de l’esdeveniment i estar segur durant l’esdeveniment del qual en serà l’amfitrió. Per aquest motiu, tot i que la presidència no sigui un element clau en l’execució tècnica, pot aportar apreciacions i observacions que cal tenir en compte.

3. Redacta un guió i una escaleta

Tenir molt marcat el guió i pactar-ho, sobretot, amb l’organització i totes les persones que hagin d’anar a l’escenari. L’escaleta de l’esdeveniment ha d’arribar a tots els organitzadors i participants i tots han d’estar ben assabentats de per on pujaran a l’escenari, en quin moment, quant de temps durarà la seva intervenció... Es bàsic per orientar-los.

El guió marcarà tot l’esdeveniment incloent les paraules del presentador o moderador, mentre que l’escaleta es caracteritza per comptar amb tots els timmings i explicar d’una manera molt tècnica què passa en cada moment i quins són els passos que ha de seguir cada membre de l’equip organitzador.

4. Tria un bon escenari

Un cop l’hagis triat, ja no hi haurà marxa enrere. Per aquest motiu, la seva elecció és clau per marcar el tipus d’esdeveniment i el seu format. Un auditori, un teatre, una sala d’actes, un restaurant, un pati, etc; són els formats més tradicionals.

Per altra banda, estan augmentant els escenaris innovadors com espais naturals, trens, aeroports o fins i tot antigues fàbriques. Una nova tendència és llogar un espai a partir de la plataforma Airbnb, on podràs trobar espais nous i originals que segurament abans no s’hagin utilitzat per esdeveniments.