Organización de eventos: 4 pasos claves antes de la puesta en escena

¿Tienes que organizar un evento y no sabes por dónde empezar? UNDATIA te da algunas claves a tener en cuenta en la organización previa al evento. 

Cada vez más, las empresas e instituciones se dan cuenta de la importancia de los eventos corporativos. Los motivos pueden ser muy variados: presentación de algún producto o servicio, celebración de una efeméride, jornadas anuales, causas solidarias, etc. Sea cuál sea el motivo, hay unos elementos comunes que deberás tener en cuenta para que tu evento tenga éxito:

1. Comienza con buen listado de proveedores

Catering, técnicos de sonido, azafatas, florista, fotógrafo, imprenta, músicos ... Asegúrate de tener una buena base de datos de los diferentes proveedores que puedes necesitar para tu evento.

A medida que vayas haciendo eventos conocerás cuáles son los que mejor se adaptan a tus necesidades y con cuáles puedes confiar más. Sin embargo, hay que tener una alternativa de cada tipo de proveedor que necesites por si salta la alarma o hay algún imprevisto.

2. Define un equipo completo y los roles de sus integrantes

Durante el planteamiento del evento, es importante crear desde el inicio un equipo completo que contemple todos los perfiles profesionales que puedas necesitar y que cada uno tenga muy claras sus funciones durante la preparación del evento como también durante la realización. Cada equipo varía según las necesidades y requerimientos del evento. Os planteamos un ejemplo de equipo de eventos:

- Responsable de comunicación: definirá el objetivo del evento. Serrano el encargado de todo el contenido que pueda generar el evento y el material de comunicación. Tendrá la relación directa con los periodistas, los VIPS o influencers asistentes.

- Responsable de animación: que se encargará de coordinar las azafatas, camareros y guardarropa.

- Responsable de sala: que se encargará de atender a los proveedores y de todo lo que pase dentro del espacio donde se organiza el evento.

- Responsable de asistencia: se encargará de gestionar el envío de las invitaciones y de hacer e actualizar la base de datos de los invitados.

No podemos perder la visión de la presidencia en todo momento. Estamos trabajando para una empresa o entidad y la presidencia debe conocer los detalles del evento y estar segura durante el evento del cual será el anfitrión. Por este motivo, aunque la presidencia no sea un elemento clave en la ejecución técnica, puede aportar apreciaciones y observaciones a tener en cuenta.

3. Redacta un guión y una escaleta

Tener muy marcado el guión y pactarlo, sobre todo, con la organización y todas las personas que tengan que ir en el escenario. Hacerles llegar la escaleta del evento y explicarles por donde subirán al escenario, en qué momento, etc; es básico para orientarlos.

El guión marcará todo el evento incluyendo las palabras del presentador o moderador, mientras que la escaleta se caracteriza por tener con todos los timmings y explicar de una manera muy técnica qué pasa en cada momento y cuáles son los pasos que debe hacer cada miembro del equipo organizador.

4. Elije un buen escenario

Una vez lo hayas elegido, ya no habrá marcha atrás. De ahí su elección es clave para marcar el tipo de evento y su formato. Un auditorio, un teatro, un salón, un restaurante, un patio, etc; son los formatos más tradicionales.

Por otra parte, están aumentando los escenarios innovadores como espacios naturales, trenes, aeropuertos o incluso antiguas fábricas. Una nueva tendencia es alquilar un espacio a partir de la plataforma Airbnb, donde podrás encontrar espacios nuevos y originales que seguramente antes no se hayan utilizado para eventos.