Consells per dissenyar un bon pla de patrocini
T'enfrontes a la duríssima tasca de cercar patrocinadors per al teu projecte? Accepta un consell: si vols optimitzar el teu temps i les teves energies, delimita bé els teus objectius i planifica les accions.
El pla de patrocini és el que marcarà l'estratègia que has de seguir a l'hora d'establir relacions amb entitats privades o públiques per captar recursos, econòmics o en espècie (fundraising) dirigits a finançar els teus projectes o activitats.
Si vols dissenyar un pla de patrocini efectiu, no et saltis cap dels següents passos:
- Identifica i selecciona als potencials patrocinadors o mecenes
Analitza les tendències de les empreses que fan patrocini. Coneix el seu historial, els àmbits i els projectes als quals vinculen les seves polítiques de RSC, i identifica les expectatives que poden tenir en realitzar una nova col·laboració. Una vegada reconegudes les companyies que puguin tenir sensibilitat o alinear-se amb una causa com la teva, construeix un relat a la seva mida.
- Construeix un relat persuasiu
Per a la presa de contacte a porta freda, crea un relat que sigui persuasiu, que generi vincles emocionals i provoqui la voluntat de col·laborar entre les empreses o entitats contactades. Dedica temps a explicar-los el que volen sentir i diferencia't dels altres.
- Defineix un argumentari per a patrocini o mecenatge
Recull els missatges clau per explicar l'essència, la realitat i les necessitats del teu projecte. Aquest argumentari serà la base de tota la comunicació relativa a la captació de patrocinis o donacions i es repetirà en tots els canals i suports que utilitzis: el dossier de patrocini, la pàgina web, la newsletter, les xarxes socials, la publicitat...
- Identifica i selecciona els projectes a patrocinar
Descriu de forma objectiva, i amb dades mesurables, el projecte o projectes pels quals busques finançament. Recull la següent informació:
- Objectiu del projecte (argumentari).
- Pressupost per a la realització del projecte.
- Públic objectiu.
- Cronograma.
- Resultats.
- Necessitat de patrocini.
- Retorn per a patrocinadors.
- Genera materials de comunicació
Dissenya els materials de comunicació estratègics, per a la dinamització de la captació de recursos i el seguiment del patrocini i mecenatge. Entre ells poden estar:
- Cartes de presentació institucional.
- Dossier corporatiu/memòria.
- Dossier de patrocini/mecenatge.
- Models de convenis de patrocini o mecenatge.
- Control de la gestió amb patrocinadors o mecenes.
- Informe de seguiment a patrocinadors.
- Mailing a patrocinadors.
- Planifica el contacte amb potencials patrocinadors i/o mecenes
Contacta amb els patrocinadors o mecenes potencials, seguint una sistemàtica professionalitzada:
- Identifica al teu interlocutor dins les empreses. Normalment, els departaments que gestionen els patrocinis són Màrqueting, Comunicació o el departament de RSC (si existeix). Localitza als seus responsables i personalitza el teu tracte.
- Contacta amb els interlocutors, primer per telèfon i després per correu electrònic, per sol·licitar una entrevista i compartir informació sobre el teu projecte.
- Fixa reunions per fer presentacions en persona; la proximitat afavoreix la persuasió.
- Realitza un seguiment de les gestions de patrocini i mecenatge
Una vegada fet el contacte, estableix una relació contínua i fluïda amb les institucions o entitats. Entre les tàctiques a seguir, et recomanem:
- Establir un calendari de divulgació de contingut sobre la teva entitat o projecte, enfocat als teus stakeholders.
- Revisar i actualitzar la base de dades i realitzar mailings periòdics amb informació relativa a l'avanç dels projectes o novetats en gestió de patrocini o mecenatge (firma de convenis, acords, etc).
- Fer reunions periòdiques amb els patrocinadors.
- Celebrar esdeveniments de reconeixement.
- Realitzar informes d'avaluació del patrocini per poder assegurar la consecució d'objectius o corregir estratègies en cas que sigui necessari.
Estàs preparat? Doncs som-hi. Pregunta't qui pot estar interessat a vincular-se al teu projecte i comença a treballar. Molta sort!
(Foto de www.lavanguardia.es)
