Com fer una nota de premsa en 10 passos

Les notes de premsa són eines útils per fer arribar informació als periodistes, sempre i quan siguin interessants, entenedores i donin resposta a aquelles preguntes que es pugui fer el periodista sobre el tema.

Les notes informatives estan formades per quatre parts bàsiques: el titular (que pot anar precedit d’un avanttítol contextualitzador), el subtítol o subtítols (no més de tres), el cos de la nota i un contacte per a sol·licitar més informació.

Aquest són els passos que hem de seguir per elaborar correctament les notes informatives:

1. Definir el missatge a donar. Hi ha temes més i menys fàcils d’explicar però, en ambdós casos, cal parar-se a pensar quin és el missatge principal que es vol llançar.

2.Definir el titular de la nota. Ha de ser clar i concís i no sobrepassar, en la mesura del possible, les dues línies. Ha de resumir el missatge principal que es vol transmetre. De forma opcional, el titular pot anar complementat per un avanttítol de contextualització que ajudi a situar el missatge principal.

3.Definir els subtítols de la nota. Representen el segon nivell d’importància en relació al missatge principal. La seva funció principal és la de complementar el titular amb aquella informació que ajudi a entendre la importància del missatge que plasma.

4.Elaborar el cos de la nota. Ha d’incloure tota la informació avançada en el títol i subtítols, en el mateix ordre, ja que és l’ordre d’importància que hem definit prèviament, i, al mateix temps, ampliar-la. El cos de la nota ha de respondre a aquelles preguntes que el periodista faria, tant si són bones com dolentes. També es recomanable que inclogui informació de contextualització, que generalment se situarà al final del document, perquè ajudi a entendre un procés determinat o qui és la institució o organisme que genera la nota.

5.Facilitar una persona de contacte per a més informació. És important que, en cas que el periodista tingui un dubte o vulgui declaracions, tingui a mà el contacte d’una persona que li pugui agilitzar la gestió. Aquesta informació anirà al final del document amb el nom complet de la persona, el càrrec, el telèfon i/o el correu electrònic.

6.Revisar la nota. Abans de donar per acabada la nota de premsa, cal fer-hi una revisió exhaustiva per afinar el missatge, mirant que tota la informació es complementi i no es repeteixi de forma innecessària, matisant el titular, en algun cas, si és necessari. També és imprescindible no haver comès cap falta d’ortografia.

7. Fer una llista d’enviament personalitzada per a cada nota. És important fer una cerca d’aquells periodistes concrets que puguin estar més interessats en la informació, a partir de conèixer els mitjans on treballen, les seves seccions i les seves dinàmiques.

8. Preparar l’enviament de la nota. És important que el periodista rebi la informació de la forma més còmode possible, és a dir, que, amb un ràpid cop d’ull pugui llegir la nota i, en cas d’estar interessat, saber quin material adjunt se li envia. Per això és molt recomanable copiar la nota sencera en el cos del missatge i explicar a dalt de tot del mateix, si s’adjunta alguna fotografia o si el periodista pot disposar d’algun altre material addicional.

9. Definir l’assumpte del correu i incloure les adreces en còpia oculta. L’assumpte resulta importantíssim ja que és el primer que llegirà el periodista abans de decidir obrir o no el missatge. Per això, és recomanable posar-hi el titular de la nota, ja que és el missatge principal escollit. D’altra banda, i pel que fa a les adreces, cal incloure-les en el correu en còpia oculta (CCOO) per mantenir la privacitat dels receptors. Al mateix temps, és aconsellable copiar-les en el correu un cop el missatge sencer estigui llest per enviar, no abans, per evitar errors. I és que, si es treballa el correu amb els destinataris incorporats, es pot donar el cas que s’enviï el missatge inacabat per error.

10. Enviar la nota i confirmar la recepció. Després de l’enviament, és aconsellable fer una trucada als periodistes en qüestió per assegurar-se que han rebut la nota correctament o que l’han vist, ja que acostumen a rebre, diàriament, un alt volum d’informació.