Cómo escribir una nota de prensa en 10 pasos
Las notas de prensa son herramientas útiles para hacer llegar información a los periodistas, siempre y cuando sean interesantes, comprensibles y den respuesta a aquellas preguntas que se pueda hacer el periodista sobre el tema.
Las notas informativas o de prensa están formadas por cuatro partes básicas: el titular (que puede ir precedido de un antetítulo contextualizador), el subtítulo o subtítulos (no más de tres), el cuerpo de la nota y un contacto para solicitar más información .
Estos son los pasos que debemos seguir para elaborar correctamente las notas informativas:
1. Definir el mensaje a dar. Hay temas más y menos fáciles de explicar pero, en ambos casos, hay que pararse a pensar cuál es el mensaje principal que se quiere lanzar.
2. Definir el titular de la nota. Debe ser claro y conciso y no sobrepasar, en la medida de lo posible, las dos líneas. Debe resumir el mensaje principal que se quiere transmitir. De forma opcional, el titular puede ir complementado por un antetítulo de contextualización que ayude a situar el mensaje principal.
3. Definir los subtítulos de la nota. Representan el segundo nivel de importancia en relación al mensaje principal. Su función principal es la de complementar el titular con aquella información que ayude a entender la importancia del mensaje que plasma.
4. Elaborar el cuerpo de la nota. Debe incluir toda la información avanzada en el título y subtítulos, en el mismo orden, ya que es el orden de importancia que hemos definido previamente, y, al mismo tiempo, ampliar. El cuerpo de la nota debe responder a aquellas preguntas que el periodista haría, tanto si son buenas como malas. También es recomendable que incluya información de contextualización, que generalmente se situará al final del documento, para que ayude a entender un proceso determinado o quién es la institución u organismo que genera la nota.
5. Facilitar una persona de contacto para más información. Es importante que, en caso de que el periodista tenga una duda o quiera declaraciones, tenga a mano el contacto de una persona que le pueda agilizar la gestión. Esta información irá al final del documento con el nombre completo de la persona, el cargo, el teléfono y / o el correo electrónico.
6. Revisar la nota. Antes de dar por terminada la nota de prensa, hay que hacer una revisión exhaustiva para afinar el mensaje, mirando que toda la información se complemente y no se repita de forma innecesaria, matizando el titular, en algún caso, si es necesario. También es imprescindible no haber cometido ninguna falta de ortografía.
7. Hacer una lista de envío personalizada para cada nota. Es importante hacer una búsqueda de aquellos periodistas concretos que puedan estar más interesados en la información, conociendo los medios en donde trabajan, sus secciones y sus dinámicas.
8. Preparar el envío de la nota. Es importante que el periodista reciba la información de la forma más cómoda posible, es decir, que, con un rápido vistazo pueda leer la nota y, en caso de estar interesado, saber qué material adjunto se le envía. Por eso es muy recomendable copiar el anuncio completo en el cuerpo del mensaje y explicar en lo alto del mismo, si se adjunta alguna fotografía o si el periodista puede disponer de algún otro material adicional.
9. Definir el asunto del correo e incluir las direcciones de correo en copia oculta. El asunto resulta importantísimo ya que es lo primero que leerá el periodista antes de decidir abrir o no el mensaje. Por ello, es recomendable poner el titular de la nota. Por otro lado, las direcciones es mejor incluirlas en copia oculta para mantener la privacidad de los receptores.
10. Enviar la nota y confirmar la recepción. Después del envío, es aconsejable hacer una llamada a los periodistas para asegurarse de que han recibido la nota correctamente o que la han visto, ya que suelen recibir, cada día, un gran volumen de información.
