Cómo comunicar una jornada empresarial
Los próximos jueves 28 y viernes 29 de octubre, se celebrará de nuevo de manera presencial, la 32ª edición de la Trobada Empresarial al Pirineu. Desde hace varias ediciones, Undatia Comunicación se encarga de la comunicación externa, interna y la estrategia digital de este encuentro que reúne a alrededor de 600 directivos, empresarios y profesionales de sectores muy diversos.
La estrategia de comunicación es fundamental para ‘orquestar’ un equipo formado por distintas personas de la agencia, que nos encargamos de las notas informativas y de cerrar entrevistas, diseñar newsletters que se envían a las personas que se han inscrito, así como de redactar los textos de las redes sociales y hacer su correspondiente community management. La colaboración entre el equipo es fundamental, así como establecer claramente el reparto de tareas.
La importancia de tener un calendario de acciones
En mi caso, me encargo sobre todo del gabinete de prensa, para el cual seguimos un calendario de acciones. Lo primero que acordamos es que, dado que la Trobada no se iba a celebrar en junio (como en las anteriores ediciones), si no en octubre, enviaríamos una nota informativa aquel mes, sobre todo, para comunicar el cambio de fecha. En septiembre, poco más de un mes antes del evento, convocamos en una rueda de prensa a los periodistas de Lleida para explicarles el programa y las principales novedades de esta edición, que lleva por título ‘Resiliencia empresarial’. ¡La convocatoria fue todo un éxito!
El último día de septiembre, enviamos un e-mail a los periodistas con el enlace para que se pudieran acreditar como prensa y acudir a la Trobada y, esta semana, una vez sepamos qué representante del Gobierno español acudirá a las jornadas enviaremos una comunicación para confirmar su asistencia y recordar que faltan pocos días para la Trobada.
Todas estas acciones son previas a la realización de la Trobada, durante la cual enviaremos más notas informativas, atenderemos las peticiones de los periodistas, etc. Sin duda, llevar la comunicación de unas jornadas empresariales como éstas es toda una responsabilidad y un reto que precisa de una buena organización.
